Gestão de pessoas
- Recrutamento e seleção;
- Elaboração de normas de trabalho, quadro de horário, escalas de folgas e orientação aos funcionários;
- Registro de admissões e demissões de funcionários;
- Elaboração de folhas de pagamento, recibos de salário e adiantamentos, aviso e recibo de férias;
- Rescisões e homologações junto ao Sindicato ou Ministério do Trabalho;
- Contratação do PPRA, PCMSO, PPP, Seguro de vida;
- Pagamento aos funcionários mediante depósito bancário em conta salário ou conta corrente;
- Elaboração de guias e recolhimento dos encargos previdenciários, trabalhistas e sociais (INSS, FGTS, PIS, IRRF, Contribuições Sindicais, Vale
- Transporte, Vale Alimentação (cesta básica), Vale Refeição;
- Controle do Vale Transporte;
- Emissão de cartas de advertência e/ou suspensão, consoante instruções do Síndico;
- Elaboração da RAIS, DIRF (anual);
- Consulta anual ao FAP – Fator Acidentário Preventivo (INSS);
- Controle de uniformes, uso de EPI;
- Emitir as guias e recolher os impostos (PIS/COFINS/CSLL, ISS, IRRF e INSS) incidentes ou retidos sobre terceirização de mão de obra de portaria, limpeza, vigilância etc., se houver;
- Sugerir a inscrição de funcionários em cursos de qualificação profissional (portaria, relacionamento humano, segurança patrimonial, zeladoria).
Gestão Administrativa
- Coleta de propostas de serviços de manutenção, aquisição de materiais, obras e serviços;
- Assessoria na elaboração de contratos de prestação de serviços e obras no condomínio;
- Controle dos consumos de água, energia elétrica, gás e telefone, visando a detecção e correção de eventuais fugas ou excessos;
- Elaboração e expedição das circulares de convocação para as Assembléias Gerais Ordinárias e Extraordinárias do Condomínio;
- Comparecimento às assembléias gerais do Condomínio, elaboração das atas, registro e expedição de cópias aos condôminos;
- Elaboração e expedição de circulares informativas aos condôminos;
- Elaboração e expedição de notificações aos condôminos pela inobservância da Convenção, do Regulamento Interno e demais normas do Condomínio; aplicação de multas inflacionais;
- Auxílio na resolução de conflitos entre condôminos e entre condôminos e Condomínio;
- Suporte e atendimento ao Síndico, aos Conselheiros Consultivos e aos condôminos em assuntos relacionados à administração do Condomínio;
- Controle dos vencimentos de seguros contra incêndio, responsabilidade civil, vida; das cargas e teste hidrostático dos extintores, mangueiras de incêndio, AVCB, limpeza dos reservatórios de água, controle de pragas etc;
- Identificação da viabilidade de implantação de sistemas de reuso de água, iluminação econômica, coleta seletiva etc.
Gestão Financeira
- Controle, pagamento e contabilização dos encargos do Condomínio; os pagamentos são efetuados mediante autorização do Síndico;
- Emissão de boletos bancários destinados ao pagamento das quotas condominiais ordinárias e extraordinárias;
- Elaboração e expedição aos condôminos, mensalmente, das prestações de contas do Condomínio;
- Montagem das pastas de prestações de contas mensais para a apreciação e emissão de parecer pelo Conselho Consultivo, com gráficos das despesas e receitas dos últimos 12 meses, para facilitar a visualização do comportamento das mesmas;
- Elaboração de previsões orçamentárias e respectivos quadros de rateio, destinadas à apreciação e aprovação da Assembléia Geral do Condomínio;
- Controle dos saldos bancários e das aplicações financeiras do Condomínio;
- Movimentação da conta bancária do Condomínio on-line;
- Controle das quotas condominiais em atraso, emissão de cartas e boletos de cobrança com a agilidade necessária;
- Análise e revisão dos custos do Condomínio, sugerindo adequações ao Síndico e Conselheiros, quando identificada a possibilidade;
- Recolhimento de impostos incidentes ou retidos sobre prestações de serviços (INSS, PIS/COFINS/CSLL, ISS, IRFF) e controle de NFTS-Nota fiscal de tomador/Intermediário de Serviços (PMSP);
- Gestão anual de Certificação Digital do Condomínio – E-CNPJ;
- Gestão de créditos de Notas Fiscais Eletrônicas (municipal e/ou estadual);
Tecnologia
Procurando sempre oferecer o que há de mais moderno aos nossos clientes e maior agilidade no acesso às informações disponibilizamos um portal completo de serviços com acessos fáceis, matérias, dicas e facilidades para uso dos síndicos e condôminos. Alguns exemplos do conteúdo que pode ser acessado pelos usuários do site:
- Solicitação 2º via de boleto
- Demonstrativos de receitas e despesas
- Gráficos dos demonstrativos que facilitam a visualização das receitas e despesas
- Prestação de contas on-line
- Movimentação da conta on-line
- Visualização e impressão de documentos (atas, convenção e regulamento interno, comunicados, circulares...)
Dúvidas mais frequente sobre Administração de Condomínios.
O Síndico é o representante legal do Condomínio e responde civil e criminalmente. Lei nº 10.406/2002 – “Novo Código Civil” Art. 1.348. Compete ao síndico: I – convocar a assembleia dos condôminos; II – representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns; III – dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio; IV – cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia; V – diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores; VI – elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano; VII – cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas; VIII – prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas; IX – realizar o seguro da edificação. § 1º Poderá a assembleia investir outra pessoa, em lugar do síndico, em poderes de representação. § 2º O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção.
Conforme a norma NBR 16280, os condôminos devem informar ao condomínio de forma detalhada qualquer obra que forem realizar, sendo o que o zelador, síndico ou seu proposto podem fazer vistoria da obra.
O condomínio possui duas redes, a vertical (coluna) e horizontal. A rede vertical conduz água e esgoto por todos os andares é de total responsabilidade do Condomínio por se tratar de uso comum, sendo que as obras realizas em virtude desta rede, são de responsabilidade do condomínio. A rede horizontal comporta os canos que servem às unidades, recebendo água da rede vertical e conduzindo esgoto para a mesma. Sendo os reparos decorrentes de danos na rede horizontal são de responsabilidade da unidade. Se há um vazamento no teto do banheiro, devido a problemas na rede horizontal, o responsável pelo reparo é o morador da unidade de cima, sendo os custos deste reparo por conta da unidade acima.
No caso de roubo, amassados, riscos ou outras ações deste tipo o condomínio não é responsável por arcar com os danos, geralmente esta informação consta no próprio regulamento interno do condomínio. No caso do dano tenha sido causado diretamente pelo condomínio, por exemplo, gotejamento que danifica a pintura do veículo, o condomínio é responsável por arcar com a despesa.
